Mailzugriff

Bevor jemand auf seine Mails zugreifen kann, muss zunächst ein Administrator für diese Person ein Mailkonto anlegen. Einige Anbieter bieten den Zugriff über Browser an. Hier gibt es separate Programme für das Anlegen eines Mailkontos. Diese Programme können vom Anwender selber ausgeführt werden. Während es im dienstlichen Bereich oftmals Vorgaben zur Bildung einer Mailkennung gibt (Vorname.Nachname@Firma.de), sind der Kreativität im privaten Bereich keine Grenzen gesetzt. Fehlt im Mailnamen das Zeichen @ (at), dann handelt es sich nicht um eine Mailkennung - da hat sich offenbar jemand mit einer URL-Adresse (Uniform Ressource Locator -identifiziert eine Ressource über das verwendete Netzwerkprotokoll und den Ort der Ressource in Computernetzen - Angabe einer Homepageadresse) vertan.

Der Zugriff auf einen Webmailer erfolgt am Einfachsten über einen Browser. Im Adressfenster wird der Name des Webmailers eingegeben, danach erfolgt die Authentifikiation mit der Kennung und dem Kennwort. Einige Webmailer (z.B. GMX) verlangen bei der Kennung die komplette Eingabe der Mailadresse. Nach richtiger Eingabe aller Daten öffnen sich im Browser mehrere Bereiche, um Mails zu bearbeiten. Der Zugriff auf diesen Webmailer ist von nahezu jedem Ort aus dem Internet möglich. Die einzelnen Mails sowie das Adressbuch werden permanent auf dem Server des Webmailers vorgehalten. Private Webmailer limitieren deshalb den Speicherbereich auf derzeit 1 Gigabyte (GB). Im privaten Bereich herrscht jedoch oftmals der Wunsch vor, die Mails schneller zur Verfügung z uhaben. Aus diesem Grunde werden Mail-Client-Programme (Thunderbird, Outlook Express) eingesetzt. Diesen Mailprogramen sind über die Kennung und das Kennwort hinaus weitere Parameter mitzuteilen. Schließlich fehlt ja noch der Name des Mailserviceanbieters. Ebenfalls werden der Maileingang und der Mailversand mit unterschiedlichen Protokollen und meist auch mit unterschiedlichen Servern vorgenommen. Während beim Zugriff über einen Browser dies alles im Hintergrund automatisch geschieht, sind dem Mailprogramm die Namen der unterschiedlichen Server mitzuteilen. Diese Angaben finden Sie (irgendwo) auf den Seiten des Webmailers oder auf speziellen Informationsseiten (z.B. http://www.patshaping.de/hilfen_ta/pop3_smtp.htm ) Ebenfalls können Sie jetzt Ihr Programm so einstellen, dass es entsprechend Ihren Erwartungen arbeitet. Aber was erwarten Sie denn? Werfen Sie einen Blick in die Optionen, um zu erfahren, warum sich Ihr Programm so und nicht anders verhält.

Im Regelfall laden Mailprogramme die Mails vom Mailserver des Webmailers herunter. Ab jetzt befindet sich die eingegangene Mail auf Ihrer Festplatte. Schauen Sie im Skript "Datenschutz und Speicherort" nach. Was passiert, wenn Ihre Betriebssystempartition nicht mehr funktioniert? Im Bereich der Optionen des Mailprogrammes können Sie den Speicherort für Ihre Mails sowie für die Konfigurationsdaten (Kennung, Mailserver etc.) abändern. Hiervon sollten Sie dringend Gebrauch machen. Sie können aber auch entscheiden, dass die Daten auf dem Server des Webmailers nicht automatisch gelöscht werden. Dies hat den Vorteil, dass Sie Ihre schon einmal gelesene Mail auch noch über einen Browser von jedem anderen beliebigen Ort lesen können. Achten Sie dann aber darauf, dass die Mails auf dem Webserver gelöscht werden, wenn Sie die in Ihrem Mailprogramm löschen. Ansonsten erreicht Ihr Mailkonto auf dem Mailserver das Maximum und Sie erhalten keine weiteren Mails mehr, da der Webmailanbieter keine weitere Mails für Sie mehr annimmt.

Im dienstlichen Bereich werden meist eigene Mailserver (Exchange, Lotus) installiert. Das Ihnen dienstlich zur Verfügung gestellte Mailprogramm greift auf diese Daten zu, belässt sie aber im Regelfall auf dem Mailserver. Melden Sie sich an einem anderen PC auf Ihrer Arbeitsstelle mit Ihren Daten da, können Sie mit dem Mailprogramm natürlich ebenfalls auf die auf dem Mailserver liegenden Mails zugreifen. Damit dieser Mailserver nicht überquillt, werden im dienstlichen Bereich auch Reglemtierungen bzgl. der Postfachgröße existieren. Aber auch für diesen Bedarf gibt es Möglichkeiten, die Daten vom Mailserver in eine Datendatei zu verschieben. Hier müssen Sie auf die Empfehlungen Ihres IT-Bereiches achten.